Onze voorjaarsbijeenkomst op 23 april in Museum Catharijneconvent bracht 87 collega’s van 54 instellingen samen voor een dag vol praktijkervaring, datakwaliteit en collectiebeheer.
Verwelkomd werden we door museumdirecteur Josien Paulides, die ons een inkijk gaf in de verbouwingsplannen bij het Catharijneconvent. Daarna ging de dag van start met mededelingen van het bestuur over de groei van het netwerk, de financiële situatie en de geplande statutenvernieuwing. Over die laatste was ook een stemming voorzien, maar omdat het vereiste quorum van aanwezige instellingen niet werd behaald, zal er op 21 mei een nieuwe, digitale stemming plaatsvinden. Een ander belangrijk thema: het netwerk wil meer gezamenlijke invloed uitoefenen op de ontwikkeling van Axiell Collections, onder andere via het AHA-platform voor feature requests.
In de hints & tips-sessie, verzorgd door Rolf Blijleven, lag de focus op efficiënter werken en datakwaliteit. Praktische aandachtspunten waren onder meer het gebruik van ISO-datums, veilig zoek/vervang-acties uitvoeren en bewuster omgaan met enumeratieve velden en zoekfunctionaliteiten. Een gouden tip voor wie het nog niet kende: ALT+ pijltje omhoog klapt in één keer alle secties van een recordscherm dicht.
Aansluitend presenteerden Nine Claassen en Shannon van Muijden de resultaten van de Data Clean-Up Cup: een uitdaging waarbij ze in januari, in Beeld & Geluid, in één dag zoveel mogelijk data probeerden op te schonen. Nine’s aanpak vertrok vanuit een grondige analyse in OpenRefine: wat zit er in de dataset, welke termen zijn dubbelop of synoniemen, en welke terminologiebronnen sluiten het best aan? Shannon hanteerde een meer gelaagde werkwijze: analyse in Excel, clustering en normalisatie in OpenRefine, matching met externe bronnen zoals de AAT en Wikidata, en ten slotte een verfijning via vector embeddings. De conclusie was helder: data opschonen is goed haalbaar met de juiste tools, de kennis is overdraagbaar, en de inspanning loont. De enthousiaste reacties uit de zaal leidden meteen tot een aankondiging: het NDE organiseert later dit jaar een Data Clean-Up Festival, om zelf aan mee te doen of datasets voor in te sturen. Hou de kanalen van het NDE in de gaten.
Voor de lunch was er nog een inhoudelijk sterke presentatie van Chloë van Gelder van het Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis. Zowel archief, museale collectie als bibliotheek worden beheerd in Axiell Collections. Drie verschillende domeinen, elk met eigen registratieregels en werkculturen, komen er samen in één systeem. Dat levert prachtige resultaten op, maar zorgt tegelijk voor de nodige vervuiling in ondersteunende databases zoals Personen & Instellingen en de thesaurus. Datavervuiling, verschillende registratiestandaarden en historische migraties blijven daarbij belangrijke uitdagingen. Linked Open Data werd naar voren geschoven als mogelijke oplossing om relaties tussen collecties beter zichtbaar en duurzamer te maken. De herkenning in de zaal was groot.
Na de lunch — deels in het zonnetje buiten, deels met een rondkijk in het Catharijneconvent — nam Digna van Nielen het publiek mee door een jaar lang testen en updaten van Axiell Collections in het Rijksmuseum, met bingokaart! Aan de hand van vier opeenvolgende updateronden — van versie 1.20/2.0 tot de grote stap naar versie 3.0 — toonde ze hoe het testproces stap voor stap werd aangescherpt. Als praktische lessen deelde Digna mee dat 100% testen onmogelijk is, dat bij grote updates extra testers inschakelen een meerwaarde heeft, en dat goede communicatie naar gebruikers — zowel voor als na een release — onmisbaar is. Ze gaf ook concrete tips mee: bijhouden welke bugs je meldt inclusief de CV-nummers van Axiell, wijzigingen documenteren, en — met een knipoog — nooit een update op vrijdag uitvoeren.
Datamachine liet zien hoe AI-agents ingezet kunnen worden voor collectieverrijking: van het gelijktijdig transcriberen van beeld en audio en het beschrijven van historische foto’s, tot het automatisch verwerken van handschriften, dagboeken en archiefdocumenten. AI-agents werken daarbij samen in een team, wat hallucinaties vermindert en complexere taken mogelijk maakt — steeds met menselijke tussenkomst als bewakingsmechanisme. Naast registratie en ontsluiting werd ook de opbouw van thesauri en een AI Kennisbibliotheek besproken: een systeem waarbij collectiedata wordt samengevoegd en doorzoekbaar gemaakt via AI, altijd met bronverwijzing. Een mooie vraag uit de zaal: “Ik heb alle inventarisboeken vanaf 18xx laten digitaliseren, maar niemand kijkt in die digitale bestanden — kunnen jullie die uitlezen en de informatie koppelen aan mijn data?” Het antwoord daarop was duidelijk: ja. Datamachine benadrukte haar aandacht voor privacy — data wordt na verwerking onmiddellijk verwijderd en niet gedeeld met grote techbedrijven — en voor duurzaamheid, zowel ecologisch (zonne-energie) als digitaal (PID’s, Linked Open Data, IIIF).
Het KIK-IRPA (Brussel) deelde een eerlijk relaas van hun migratie van Adlib naar Axiell Collections. Het project kende een moeilijke start — de projectverantwoordelijke ging met pensioen, waarna het IT-team en de Research Data Management-unit de regie overnamen zonder documentatie en met een volledig nieuw Axiell-projectteam als gesprekspartner. De aanpak was grotendeels geautomatiseerd via Python-scripts, aangevuld met manueel testen. Het grootste knelpunt was de thesaurus, met als erfenis zo’n 45.000 ‘orphan terms’ en een complexe meertaligheid. Wat de zaal nog het meest in verwondering bracht was de ontsluiting van dit alles. Alles wordt mooi samengebracht in een overzichtelijk portaal met geavanceerde functionaliteiten. Voorlopig nog als beta-versie, maar wie hiermee al aan de slag wil, kan terecht op https://balatplus.kikirpa.be.
Rob Jacobs van Axiell sloot de dag af met nieuws over de roadmap, en een toelichting bij de NDE-versneller en Linked Data — voor velen bekend terrein, maar herhaling helpt nu eenmaal. Bij de borrel werd nog lang nagepraat. De bijeenkomst maakte duidelijk dat collectiebeheer evolueert van softwaregebruik naar datagedreven werken, met steeds meer aandacht voor samenwerking, standaardisatie en duurzame datakwaliteit.