- Dit onderwerp bevat 5 reacties, 4 deelnemers, en is laatst geüpdatet op 2 jaren geleden door
.
-
Berichten
-
-
In ons museum zouden we graag allerlei soorten PDF’s koppelen aan Adlib. Daarvoor is er plaats in de tabs Verwerving, Afstoting, Toestand/Conservering. Maar daar horen niet alle types documenten thuis. We denken aan: conditierapport, opname in de topstukkenlijst, ingescand oud dossier, ingescand archiefdocument, waarderingsrapport, onderzoeksresultaten… Sommige organisaties hebben deze koppelingsmogelijkheid als maatwerk laten toevoegen in de tabs Documentatie of Nummers/relaties. Wil iemand zijn/haar ervaringen hierover delen? Hoe pakken jullie dit aan? Hebben jullie tips? En ook: zijn hiervoor meer mogelijkheden in Axiell Collections?
-
Dag Famke,
In Antwerpen zijn we aan het werken aan het digitaal opvolgen van onze bruiklenen. We hebben hiervoor een app laten ontwikkelen die pdf’s creëert van de conditierapporten. Deze pdf’s komen terecht in een rapportendataset in Adlib. Vanuit de dataset Objecten in eigen beheer halen we de links naar de rapporten daar op en worden deze links van de pdf’s getoond in het tabblad Toestand/Conservering, ik heb daar in het blokje Rapporten en adviezen een aantal extra velden voor aangemaakt. Als je klikt op de link, dan wordt de pdf van het conditierapport geopend.
Zie screenshot:
Met vriendelijke groeten,
Jurgen
-
Dag Jurgen,
Ik begrijp dat jullie de tab ‘Toestand/conservering’ hebben laten aanpassen/zelf hebben aangepast zodat hier rapporten kunnen worden toegevoegd? Bij jullie staat er een blokje ‘Rapporten en adviezen’. Dat is er in onze Adlib niet. We hebben dan ook geen mogelijkheid om conditierapporten toe te voegen. Of is er daarvoor nog een andere plaats in Adlib?
Bedankt alvast
-
-
Het is wel zinvol om gekoppelde documenten zoveel mogelijk in één map te zetten, maar er zijn uitzonderingen.
Zulke velden hebben data-type Application. Als je op zo’n veld klikt in Adlib, probeert Windows het document te openen met de applicatie die Windows daarmee associeert, dus Word als het een .doc is, Acrobat reader als het een .pdf is, of een browser als het begint met http:// of https://, et cetera. Dat werkt zolang de computer waarop je werkt, bij die linkjes kan. In Jurgens voorbeeld hierboven werkt het linkje naar \\antwerpen.local niet zomaar van buiten dat domein. Als je dat linkje onveranderd op een website laat zien, werkt het niet. Het https: linkje wel, want dat staat op internet.
Collections is een web-based applicatie. Hang je een document in Collections, dan maakt Collections er een kopie voor zichzelf van in een submap binnen de applicatie, en slaat daarvan een UUID op. Je kunt het zo instellen dat-ie ook de oorspronkelijke bestandsnaam opslaat, in een veld ernaast.
Het probleem is nu dat een web-based applicatie (zoals Collections) geen andere applicaties aan de gebruikerskant (jouw kant) mag lanceren. Zelf viewers voor PDF of docx ontwikkelen doet Axiell niet.
In plaats daarvan werkt Axiell om het probleem heen, als volgt. Klik je op het UUID in Collections, dan hangt het van je browser af wat er gebeurt. Chrome downloadt het. Firefox biedt je de keuze: openen in een apart tabblad, of downloaden. Daarna kun je die download zelf openen in wat je daarvoor op je machine hebt staan.
Wat nu te doen voor een migratie? Kijk naar de situatie nu in Adlib. In grote lijnen komt het hierop neer:
1. Maak een lijst van alle velden van het type Application waar iets in zit. Een complete lijst kun je maken met Designer, maar veel van die velden worden niet gebruikt.
2. Maak per veld een complete export (in Adlib tagged formaat) van die velden. Dat weet je wat waar staat. Meestal staat er van alles her en der verspreid. Paden naar USB-stickjes die allang verdwenen zijn, komen voor. Hier maak je een schifting van. Ik heb zelf wat tooltjes gemaakt om grote netwerkschijven te doorzoeken op een lijst bestandsnamen. Er zijn ook trucs om lange lijsten bestanden automagisch te kopiëren naar 1 map. Dat is wel vrij technisch. Je moet er rechten voor hebben binnen je netwerk, of een bevriende IT-persoon in je plan betrekken.
3. Kijk in je Adlib application of je een Documents-map heb direct onder Model Application xxx (en wat daar in zit), en wat er in de submappen van Worddoc zit. Bruikleencontracten die Adlib genereert belanden meestal daar in. Daar hoef je niks aan te doen, die worden vanzelf gemigreerd.
-
Dank voor je tips, Rolf! Wij zijn bezig met de migratie naar Collections en het punt van lokale verwijzingen stond nog niet op onze lijst. Je benadrukt dat het handig is om bestanden in één map te zetten. Ik vroeg me af waarom en vond het antwoord hier:
Moving from Adlib to Axiell Collections – What I need to know about preparing my data
“Images/Documents: Axiell Collections requires all images and documents attached to records to be found in one location. Ensure all your images and attached documents are in one folder (with no subfolders), and update the reproduction.reference field to match this folder.”
-
Dag Femke,
in tabblad Nummers/Relaties heb je de veldgroep Digitale Referenties, met de velden Omschrijving (voor tekst) en Referentie voor bijvoorbeeld een link naar een PDF. Dat is binnen een standaard-Adlib de snelste en meest eenvoudige plek voor conditierapporten in PDF’s. Het voordeel van standaard-Adlib is dat migratie naar Collections veel sneller en makkelijker is dan wanneer je maatwerk hebt.
Een veldgroep in tabblad Toestand/Conservering zou ik zelf inderdaad veel logischer vinden, maar dat is maatwerk. Het is niet veel werk om te maken, als je de beschikking hebt over Adib/Axiell Designer. Hoe beter je weet wat je wilt, hoe makkelijk het is voor degene die het moet maken. Ik zou het schatten op een uurtje werk, mits de toegang tot Designer en Adlib geregeld is – men moet beheer-rechten hebben.
Groeten
Rolf
-
- Je moet ingelogd zijn om een antwoord op dit onderwerp te kunnen geven.