Axiell collections

Welkom! Forums Algemeen Axiell collections

Weergave van 6 reactie threads
  • Auteur
    Berichten
    • #2658
      Amsterdam Museum
      Gast

      Wie gebruikt er al Axiell collections? En wat zijn de ervaringen?

    • #2683

      Wij, Musea en Erfgoed Antwerpen. We gebruiken het op dit moment naast de ‘gewone’ Adlib. De ervaringen zijn behoorlijk positief, hier en daar is er nog iets dat niet volledig klopt, zoals een adapl die niet werkt, applicatievelden die anders reageren dan in de gewone adlib, enz… Maar positief is dat bij elke nieuwe release er duidelijk progressie is.

      Mvg,
      Jeroen

    • #2877
      Joanne Fokkema
      Deelnemer

      Wij, Museum Flehite in Amersfoort, stappen al zeer binnenkort over op Collections. Dit lijkt bijzonder snel en makkelijk te gaan, maar we willen niet voor verrassingen komen te staan. Heeft iemand tips of een checklist waar wij op moeten letten bij de overstap van Adlib naar Collections? Groet, Joanne Fokkema

    • #2878
      Rolf Blijleven
      Sleutelbeheerder

      Update 14 april 2020

      Sinds de eerste versie van dit antwoord zijn enkele dingen duidelijker geworden.

      Eerst in het kort wat je te doen staat.

      1. Maak een kort lijstje aan van records die goed gevuld zijn. Je wilt kunnen nagaan waar de gegevens op een bepaald tabblad terecht zijn gekomen in Collections. Dus niet alle velden in elk record in dit lijst moet ingevuld zijn. Het gaat erom dat alle velden die je gebruikt, gevuld zijn in minstens een van de records in het lijstje.
      2. Stel onmisbare pointerfiles veilig.
      3. Een werkende kopie van je Adlib-Windows-applicatie en -database kan handig zijn, maar is niet per se noodzakelijk.

      Hieronder de toelichting.

      Ad 1. Leg een kort lijstje aan van goed gevulde records.

      Bij elke conversie zul je moeten nagaan of alle gegevens die gemigreerd hadden moeten worden, ook werkelijk gemigreerd zijn. Maar elk record kan honderden velden bevatten. Om het overzicht te houden kun je het beste een korte lijst aanleggen van records waarin veel velden gevuld zijn. Dat zijn meestal de records van objecten waar je veel over weet. Denk aan verwervingsgeschiedenis, bruiklenen, restauraties, plaatjes, en zo voort. Iemand die de collectie goed kent, bijvoorbeeld een conservator met een lange staat van dienst, heeft meestal wel een redelijk idee welke objecten hiervoor in aanmerking komen.

      Ad 2. Stel onmisbare pointerfiles veilig.

      Pointerfiles komen bij een conversie meestal niet mee. Heel vaak is er ook enorme wildgroei aan pointerfiles. De conversie is dus een mooie gelegenheid om pointerfiles te schonen. Selecteer die lijsten die onmisbaar zijn voor de dagelijkse gang van zaken, en zorg dat je ze opnieuw kunt maken in de nieuwe applicatie.

      Een pointerfile is in wezen niets anders dan een verzameling recordnummers. Die kun je op twee manieren aanleggen:

      2A. met een zoekopdracht.
      2B. door records te selecteren, en er een set van te maken, met “schrijf set” of “voeg toe aan set”.

      Ad 2A. In de Windows-applicatie klik je pointerfiles en klik je je Onmisbare Pointerfile aan, en vervolgens klik je op Eigenschappen. In het vakje ‘zoekopdracht’ zie je een stukje van de zoekopdracht waarmee deze pointerfile is aangelegd. Als die tekst wordt voorafgegaan door /* /*, dan heb je pech, dan is de complete zoekopdracht niet op deze manier te achterhalen. Als die /* /* er niet staat, dan heb je een geldige zoekopdracht. Die kun je gewoon selecteren, copy-pasten in een document dat je later nog terug kunt vinden, en in de geconverteerde applicatie opnieuw uitvoeren.

      Ad 2B. Is de complete zoekopdracht niet te achterhalen en is deze lijst echt onmisbaar? Dan kun je hem apart bewaren. Dat heeft echter wel enige voeten in de aarde:

      Klik op je pointerfile. Dat geeft de lijst records. Die vink je aan met Markering Wisselen of F4. Vervolgens klik je Bestand en dan Exporteren. Kies ‘CSV-bestand’ en Volgende.

      Nu komt het er op aan dat je een unieke sleutel weet voor de records die je wilt exporteren (recordnummer voldoet helaas niet, want bij de conversie worden ‘gaten’ in de recordnummering opgevuld). Voor museumobjecten is het objectnummer, voor boeken is het meestal plaatscode, voor exemplaren is het exemplaarnummer. Kies alleen dat veld, zorg dat het in de lijst Geselecteerde Velden staat (met de grote pijl naar rechts) en klik Volgende. Klik nu Zoeken, en ga naar een plek waar je deze lijst wilt opslaan. Geef de lijst een naam, en klik Voltooien. Zodra het klaar is komt een melding ‘…. records geëxporteerd’. Klik op OK, dan wordt je lijst opgeslagen.

      Nu heb je een lijst, allemaal objectnummers onder elkaar. Met een editor Notepad++ kun je nu alle harde returns in die lijst vervangen door komma’s of (als er nog geen dubbele aanhalingsteken “” om je objectnummers heen staan), door “,” . Zorg dat de lijst ook begint en eindigt met dubbele aanhalingstekens. Vervolgens zet je er objectnummer = voor. Dan heb je zoiets:

      objectnummer = “blabla”, “blibli”, “AB-001”, “SK-C5”

      Dat is een zoekopdracht die je in je nieuwe applicatie kunt uitvoeren. Maar let op: het is misschien één hele lange regel. Die mag niet langer zijn dan pakweg 28000 karakters. Is-ie dat wel, dan moet je hem opsplitsen. Ook dat doe je in een editor.

      Ad 3. Bewaar je oude applicatie- en database.

      Bij de conversie van Adlib voor Windows naar Axiell Collections behoudt je – als het goed is – al je gegevens. Alleen de software waarmee je die gegevens benadert, wordt anders.

      Bedenk dat je je nieuwe applicatie (Collections) in eerste instantie krijgt _ter beoordeling_. Zeg niet dat het goed is voordat je hebt vastgesteld dat het inderdaad goed is. Daarvoor dient dat lijstje records van stap 1. Neem de tijd om na te gaan dat alles naar behoren is overgezet. Heb je maatwerk in je oude applicatie? Dan zijn er afspraken gemaakt over het overzetten daarvan.

      Voor alle zekerheid kun je een kopie achter de hand houden van je huidige applicatie (Adlib voor Windows) en database. Het komt voor dat men vele maanden na de conversie bepaalde gegevens niet terug kan vinden. Heb je je oude applicatie nog, dan kun je die daarin opzoeken, en nagaan waar ze in je nieuwe gebleven zijn.

      Heb je een SQL-database die wordt gehost door een externe partij, zorg er dan voor dat die externe partij je applicatie eerst aan je overdraagt.

      Daarvoor heb je een redelijk krachtige laptop nodig. met daarop (gratis te downloaden) Microsoft SQL Server Express. Een backup van je Adlib-database gemaakt op het moment van de conversie, kun je restoren in een locale database op die laptop. Je Windows-applicatie komt ook op die laptop. Met Adlib Designer koppel je die locale applicatie aan de database. Dan heb je op die laptop een stand-alone versie van je Windows-applicatie op het moment van conversie. Overleg met je IT-mensen over deze stap.

      • Deze reactie is gewijzigd 4 jaren, 2 maanden geleden door Rolf Blijleven. Reden: major rewrite
      • Deze reactie is gewijzigd 4 jaren, 2 maanden geleden door Rolf Blijleven. Reden: fine tuning
    • #2897
      Marianne Weits
      Gast

      Wie heeft voor het gebruik van Axiell Collections een Nederlandse handleiding gemaakt?
      Namens hoofd collecties de heer Jan Zijlstra van museum Nienoord, Borg en Nationaal Rijtuigmuseum plaats ik deze vraag.
      Sinds 2017 zijn wij overgestapt van Adlib (pc systeem) naar Axiell collections.
      Het systeem is moeilijk te doorgronden, er is geen Nederlandse handleiding, alleen in het systeem zelf kun je als je op een vraagteken kunt drukken enige uitleg krijgen.
      Wij willen nieuwe vrijwilligers graag inwerken met een Nederlandstalige handleiding.
      Indien u een handleiding heeft mogen wij die gebruiken als basis voor onze eigen te maken handleiding?
      Wij zijn u zeer erkentelijk en hopen u in de nabije toekomst in ons museum te mogen begroeten. Onze jubileumexpositie is nog te bewonderen, u kunt een rondleiding in ons depot krijgen en er komt een prachtige tentoonstelling met werken van Anton Heyboer.
      Ik wens u veel gezondheid toe in deze hectische tijd.
      U kunt uw reactie sturen naar collectie@museumnienoord.nl
      In afwachting van uw reactie, Marianne Weits bestuurslid museum Nienoord, Borg en Nationaal Rijtuigmuseum

    • #2900
      Rolf Blijleven
      Sleutelbeheerder

      Het maken van handleidingen is een verantwoordelijkheid van Axiell. Er is op dit moment geen Nederlandstalige handleiding, wel een Engelstalige. Axiell heeft een site waar gebruikers ideeën kunnen aandragen. Login/registreren is vereist.

      Of zo’n verzoek ook gerealiseerd zal worden is helaas onvoorspelbaar.

      Als het erom gaat dat mensen moeten leren waar bepaalde velden voor bedoeld zijn, dan is er ook het Invulboek, onderdeel van CEST, de Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox.

      • Deze reactie is gewijzigd 4 jaren, 2 maanden geleden door Rolf Blijleven.
    • #2903
      Janneke Polderman
      Gast

      Mijns inziens is het niet realistisch om te denken dat Axiell een Nederlandstalige handleiding gaat schrijven, desondanks is er wel vraag naar. Vandaar dat ik het een terechte vraag vind op dit forum van een onafhankelijke gebruikersgroep. Wanneer er instellingen zijn die een handleiding geschreven hebben (op basis van de Engelstalige helpfiles zoals eerder genoemd), zijn wij hier ook zeker geïnteresseerd in!

Weergave van 6 reactie threads
  • Je moet ingelogd zijn om een antwoord op dit onderwerp te kunnen geven.