Adlib tagged-formaat in Excel

[Jeroen De Meester]

Michiel Demaeght gaf tijdens de najaarsbijeenkomst van de Adlib gebruikersgroep op 8 november 2018 in de Koninklijke Bibliotheek Den Haag een interessante presentatie over het eenvoudig omzetten van het adlib tagged-formaat naar csv en omgekeerd. Indien er vragen zijn, kunnen deze hier gesteld worden.

[Colinda]

Geen vragen, alleen een bedankje want het sjabloon werkte erg goed voor mij bij overzetten van Adlib Tagged naar CSV en heeft me veel werk bespaard 🙂 Bedankt Michiel!

[Roel de Jong]

Ook alleen maar lof over dit tool. Ook over de ondersteuning. Ik kreeg af en toe de foutmelding “Please make sure that only column A contains data”. Hieronder het antwoord van Michiel:
Blij te horen dat je gebruik maakt van mijn creatie. De error die je krijgt, heb ik ingebouwd om te vermijden dat er data buiten kolom A geconverteerd kan worden (er hoort enkel data in kolom A te staan van tagged naar Excel), dit zorgt namelijk voor een helemaal verkeerde conversie. In jouw geval zie ik dat er data staat in kolom C.

De reden dat er bij het plakken soms data in andere kolommen terechtkomt, is dat Excel soms tracht in te schatten waar een nieuwe kolom begint (op basis van een scheidingsteken in de tekst) in je geplakte data en dat wil je natuurlijk niet. Je kan dit oplossen door:
1. Excel te openen
2. Iets te typen in een cel
3. Die kolom te selecteren
4. Via het tabblad gegevens, “tekst naar kolommen” te openen
5. Duidt het bolletje “gescheiden” aan
6. Klik “Volgende”
7. Vink alle vakjes uit voor de scheidingstekens (tab, puntkomma…)
8. Klik “Volgende”
9. Klik “Voltooien”
10. Sluit Excel

Nu zou in Excel bij de volgende keer dat je iets plakt, alles in 1 kolom moeten verschijnen. Als het opnieuw voorkomt, kan je bovenstaande handeling gewoon herhalen.
Dus ook van mijn kant: Michiel bedankt!

[Soetkin Vanhauwaert]

Ik lees in de handleiding van Michiel dat het voorkomen van occurrences toch een aandachtspunt is bij het overzetten van Adlib Tagged naar csv, doch vooral van Excel (csv) terug naar Adlib Tagged. Wil dat zeggen dat ik, als ik een csv-bestand wil gebruiken om data (met meerdere occurrences) online te krijgen, ik hier wel gebruik van kan maken? Of gebruik ik dan toch beter een ander export-formaat?
Bedankt alvast!

[Michiel]

Dag Soetkin

De conversie van excel naar tagged met mijn “tool” heeft als nadeel dat ze lege waarden in kolommen negeert. Als ik van Tagged naar excel converteer, neem ik voor lege tags placeholders op (iets in de zin van “DO_NOT_REMOVE_THIS_PLACEHOLDER”). Bij het converteren van excel naar tagged worden die placeholders weer vervangen door lege tags. Die procedure zou foutloos moeten werken.

Wat problematischer is, is dat een zelfgemaakt exceldocument met data voor Adlib, geen placeholders heeft voor lege tags. Alle lege cellen in Excel worden genegeerd bij een conversie naar tagged. Dat kan ervoor zorgen dat als je bv twee vervaardigers hebt enkel bij de 2de vervaardiger een rol hebt ingevuld, die 2de rol door het conversiescript wordt omgezet naar de 1ste rol. Dat komt omdat het ook effectief de eerste rol is die het script tegenkomt. Het probleem is nu natuurlijk dat de rol bij de verkeerde vervaardiger terechtkomt.

Je kan dit ook oplossen door betekenisvolle lege velden te voorzien van een spatie, op die manier zal het script de cel niet negeren en de velden met een spatie omzetten naar een lege tag in adlib-Tagged formaat. Ik weet niet of dat helemaal duidelijk is?

Het is eigenlijk best een goede gewoonte om eerst een complex record te importeren en te zien of het goed loopt, daarna kan je de rest er achteraan gooien (en hou ook je oorpronkelijke files bij natuurlijk).

Je mag me altijd per mail contacteren met bijkomende vragen, je vindt mijn adres in de handleiding.

Groeten
Michiel

[Erik Buelinckx (KIK-IRPA)]

Hallo,
heeft iemand ervaring met dit om te zetten naar Mac? Bepaalde functies in deze macro zijn Windows-specifiek. Dit is geen nodzakelijke noch dringende vraag, ik heb ook nog een Windows PC.
Groetjes
Erik

[Auteur]

Berichten