Het is wel zinvol om gekoppelde documenten zoveel mogelijk in één map te zetten, maar er zijn uitzonderingen.
Zulke velden hebben data-type Application. Als je op zo’n veld klikt in Adlib, probeert Windows het document te openen met de applicatie die Windows daarmee associeert, dus Word als het een .doc is, Acrobat reader als het een .pdf is, of een browser als het begint met http:// of https://, et cetera. Dat werkt zolang de computer waarop je werkt, bij die linkjes kan. In Jurgens voorbeeld hierboven werkt het linkje naar \\antwerpen.local niet zomaar van buiten dat domein. Als je dat linkje onveranderd op een website laat zien, werkt het niet. Het https: linkje wel, want dat staat op internet.
Collections is een web-based applicatie. Hang je een document in Collections, dan maakt Collections er een kopie voor zichzelf van in een submap binnen de applicatie, en slaat daarvan een UUID op. Je kunt het zo instellen dat-ie ook de oorspronkelijke bestandsnaam opslaat, in een veld ernaast.
Het probleem is nu dat een web-based applicatie (zoals Collections) geen andere applicaties aan de gebruikerskant (jouw kant) mag lanceren. Zelf viewers voor PDF of docx ontwikkelen doet Axiell niet.
In plaats daarvan werkt Axiell om het probleem heen, als volgt. Klik je op het UUID in Collections, dan hangt het van je browser af wat er gebeurt. Chrome downloadt het. Firefox biedt je de keuze: openen in een apart tabblad, of downloaden. Daarna kun je die download zelf openen in wat je daarvoor op je machine hebt staan.
Wat nu te doen voor een migratie? Kijk naar de situatie nu in Adlib. In grote lijnen komt het hierop neer:
1. Maak een lijst van alle velden van het type Application waar iets in zit. Een complete lijst kun je maken met Designer, maar veel van die velden worden niet gebruikt.
2. Maak per veld een complete export (in Adlib tagged formaat) van die velden. Dat weet je wat waar staat. Meestal staat er van alles her en der verspreid. Paden naar USB-stickjes die allang verdwenen zijn, komen voor. Hier maak je een schifting van. Ik heb zelf wat tooltjes gemaakt om grote netwerkschijven te doorzoeken op een lijst bestandsnamen. Er zijn ook trucs om lange lijsten bestanden automagisch te kopiëren naar 1 map. Dat is wel vrij technisch. Je moet er rechten voor hebben binnen je netwerk, of een bevriende IT-persoon in je plan betrekken.
3. Kijk in je Adlib application of je een Documents-map heb direct onder Model Application xxx (en wat daar in zit), en wat er in de submappen van Worddoc zit. Bruikleencontracten die Adlib genereert belanden meestal daar in. Daar hoef je niks aan te doen, die worden vanzelf gemigreerd.